현재 우리 여행업계의 현실을 들여다보면 일부 몇몇 여행사를 제외하고는 모든 여행사들이 소규모로 운영되고 있다. 어차피 여러 여건상 현재의 영업력과 회사의 운영 상황 상 많은 직원을 채용할 수 없다면 ERP 도입으로 여행사 업무 전산화를 구축하는 것이 대안일 수 있다.

그렇다면어떤 ERP 시스템이 소규모 중소여행사에 맞는 것일까?

여행사 업무 로직과 프로세스를 정확하게 알고 있는 전문가가 개발한 ERP인지, 여행사 실무에 맞도록 업무 로직과 서식이 표준화된 ERP인지, ERP 시스템 운영체계가 인터넷 운영체계로 개발됐는지 따져보는 것이 중요하다. 또한 사용이 간편하고 편리한지, 사용자 아이디가 제한돼 아이디 추가 시 별도의 추가 비용이 발생되지는 않는지, 개발회사에서 지속적인 업그레이드와 실시간 A/S를 지원하고 있는지도 확인해봐야 한다. 뿐만 아니라 거래처와 행사파일을 정산하는 것부터 결산, 회계자료 등이 안전하게 관리될 수 있는지, ERP도입에 따른 설치비나 관리비는 저렴한지도 고려해봐야 할 항목들이다.

ERP을 도입하면 전 직원이 실시간 시간과 공간을 초월해 업무가 가능해지고 전 세계 어디로 출장이나 휴가를 가든 실시간 업무처리를 할 수 있기에 빠르게 문제 해결과 고객 응대 서비스가 가능해진다.

특히 ERP는 직원들 간 실시간 업무 공유로 담당자 부재시 업무 처리가 가능하고 단체 행사파일 관리는 물론 거래처 및 고객관리, 일정표 등 모든 자료를 체계적으로 관리 할 수 있는 DB(데이터 베이스) 기능이 있어 분산 보관된 자료를 편리하게 관리 할 수 있다.

또한 ERP에서는 여행사의 재무관련 자금 흐름을 실시간 파악할 수 있어, 여행사 운영과 관리가 편리하고 연간 누적되는 데이터에 의한 자체 분석으로 체계적인 영업계획 수립은 물론 효율적인 운영전략을 구사할 수 있도록 경영자의 빠른 판단과 올바른 결정을 돕는다.

예를 들면 담당자 별로 진행하는 단체 행사별 여행경비 산출내역 및 예상되는 단체의 수익 현황을 담당자 미팅 없이 확인할 수 있고, 거래처별, 단체별, 미수금, 미지급금에 대한 내역을 실시간 확인 가능하며 월별, 분기별, 연도별, 세무신고 자료까지 자동 처리되어 직원들이 시기별 세무 신고를 위한 정산을 별도로 하지 않아도 된다.

소규모 중소 여행사는 B2C 고객을 대상으로 행사파일로 정리되는 업무가 대부분이므로 소규모 직원으로 효율적인 여행사를 운영하고 싶다면 ERP 시스템 도입을 적극 추천한다.