<글 싣는 순서>

1. 나는 왜 ERP 개발에 참여했는가
2. 매출이냐? 수익이냐? 알아야 산다
3. 정형화된 프로세스, 능률을 올린다
4. 한 번의 입력으로 최종보고서까지
5. 더 이상 미뤄야 할 이유는 없다 

월요일 아침. 이번 주도 열심히 일하자고 화이팅을 외친다. 그러나 나는 미처 몰랐다. ERP를 쓰기 전까지. 두껍게 쌓여가는 장부를 보며 뿌듯해 했다. 통장에 돈이 들어오면 마냥 사업이 잘 되는줄 알았다. 내 돈, 네 돈인 줄도 모르고 수익도 예측하지 못하고 말이다.

결론을 미리 말하자면 현금출납장과 같은 단순 입출금만 알았을 뿐 계정과목을 통한 장부가 없어 예정수익과 확정수익 그리고 받을 돈과 줄 돈을 실시간으로 알지 못했던 것이다. 담당자들은 들어오는 상담과 예약을 진행하기에도 바쁘다. 어떤 틀에 맞는 폼을 제시하기 전까지는 전표라는 자체를 알 수도 처리하지도 못했다. 그러니 수익이라는 것은 예약원장의 첨부 파일까지 확인해 따로 만들지 않는 이상 실시간은 불가능했다.

이 같은 불편한 상황들은 ERP를 개발하게 된 또 하나의 중요한 계기가 됐다. 네스트로ERP 대표는 은행 회계업무를 개발한 터라 틈나는 대로 전표와 수익을 강조해 생소한 나에게는 다소 걱정이기도 했다. 잘 쓸 수 있을지 말이다.

우선, 여행사에서 많이 발생하는 자금의 흐름 유형을 미리 정형화했다. 전표를 잘 알지 못하는 직원이라도 틀에 맞춰 작성을 하면 이후 모든 자금 흐름이 보이는 장부가 완성이 됐다.

담당자들이 예약을 받으면 판매금액이 원가에 의한 가정산 금액이 나타나고, 고객에게 받을 돈의 예정일에 인보이스, 문자안내를 통해 제때 입금을 받게 된다. 은행에서 입금이 되면 ERP에 자동으로 기록된 입금내역을 예약장부에 옮기고, 원가계산에 의한 대로 인보이스가 맞는지 확인해 지출결의서를 작성하면 담당자의 입출금은 끝나는 것이다.

이로써 총 입금액과 입금예정금액, 거래처로 지급 행사료, 아직 지급하지 못한 행사료, 항공권발권에 따른 후컴의 받지 못한 수수료, 이 모든 것이 전자에 말한 정해진 유형의 전표만 처리를 하면 모두 해결이 되는 셈이다. 날짜가 지난 전표에 대해서는 권한이 없으면 더는 수정이 불가능하다. 틀린 것이 있다면 원인을 찾고 차액에 대해 정정 전표를 처리, 해결해 이는 금전 사고의 예방에 큰 일조를 한다.

이는 수익을 정확하게 알 수 있고 자금 관리에 대한 투명성과 담당자들은 본연의 일에만 충실할 수 있다는 장점을 가지고 있다. 다음시간에 지면에 소개를 하겠지만 예약장부가 생성이 되면 정형화된 프로세스를 통해 예약을 진행하기 위해 시간을 소요하는 일이 줄어든다. 결국 매출을 늘리게 되는 상담 시간을 더 벌수 있다는 것이다.

매출도 중요하지만 더 중요한 것은 수익이다. 드라이버샷이냐? 퍼팅이냐? 라고 비교해 꼭 얘기하고 싶다.

박나영

네스트투어 대표

네스트로ERP 이사