일반적으로 여행사 ERP는 여행상의 기초적인 업무뿐만 아니라 재무와 회계, 여행상품, 공급사슬, 기업 서비스, 인적자원 등 순수 관리 업무와 경영 지원 기능 등은 물론 여행업의 특성상 업무 연관성이 있는 ‘여행사–랜드사–해외 현지여행사 및 가이드 모드’가 업체별로 독립적으로 구분돼 사용될 수 있어야 한다.

 

여행사 전용 ERP 시스템은 여행사, 랜드사, 현지여행사 간 실시간으로 연동하는 솔루션으로 여행사 실무에 맞춰 개발돼 있기 때문에 여행사의 ‘상담-예약-수배-송출-결산-회계관리-통계관리’를 실시간으로 처리하는 것은 물론 그룹웨어 기능까지 갖춘 시스템이다.

 

여행사 전용 ERP 시스템의 기본 로직에 대한 예는 위 그림을 통해 자세히 알 수 있다. <그림 참조>

여행사 전용 ERP시스템의 기본 로직을 바탕으로 ERP의 기능에 대해 소개해본다. 여행사, 랜드사, 현지여행사 ERP 메뉴는 크게 보면 7가지로 분류할 수 있다.

 

 

첫째, 환경설정 메뉴는 ERP 시스템이 운영되는 기초정보 및 거래처, 항공, 호텔, 일정표 등 데이터베이스를 저장하는 기능을 제공한다.

 

둘째, 업무관리 메뉴는 은행 임금 및 지출을 관리하고 월별 출발 현황, 당일예약, 변경, 취소, 게시판 기능을 제공한다.

 

셋째, 행사관리 메뉴는 여행사에서 진행하는 모든 단체의 등록관리 메뉴로 상담 예약부터 수배-확정-송출-결산과 보류취소로 따로 구분해 효율적으로 관리해준다.

 

넷째, 수배관리 메뉴는 항공 예약관리, 호텔 예약관리, 랜드사 수배관리, 인솔자 지정 및 랜드 업무 중 하나인 차량, 가이드 수배 지정 업무 등을 효율적으로 실시간 사용자에게 알려준다.

 

다섯째, 결산관리 메뉴의 기능은 행사관리에서 등록되는 모든 단체에 대해 자동으로 결산해 연관된 거래처와의 행사비 정산은 물론 수수료 정산까지 실시간 자동으로 정산해 보여주는 기능을 제공한다.

 

여섯째, 회계 관리 메뉴는 여행사의 입금, 출금에 대한 자금의 흐름을 실시간 자동으로 보여주며 특히 미수금, 미지급금을 각각의 메뉴별로 자동으로 처리해 보여준다. 또한 여행사의 분기별 기별 연도별 세무신고 자료를 손익계산서 메뉴와 부가세정산서 메뉴에서 실시간 자동 정산으로 처리해준다.

 

마지막으로 전자결제 시스템이 탑재돼 있어 여행사의 업무 직급별 결제라인을 자동으로 처리해 현금 유동성이 많은 여행 업무의 결제 사고를 방지하는 기능이 있다.